Alta de custos exige estratégia nas viagens corporativas

Os gastos globais com viagens corporativas devem crescer 8,1% em 2026 na comparação com o ano anterior, segundo o Business Travel Index da Global Business Travel Association (GBTA). O levantamento estima que as despesas do setor, que somaram US$ 1,57 trilhão em 2025, ultrapassem US$ 2 trilhões até 2029, movimento impulsionado também pela elevação dos custos com passagens aéreas, hospedagem e transporte terrestre.

Ao mesmo tempo, a pesquisa divulgada em abril de 2026 pela mesma entidade mostra que a confiança do mercado recuou: o percentual de profissionais otimistas com o desempenho do setor caiu de 59% em janeiro para 41% ao fim do primeiro trimestre, e o aumento dos custos, juntamente com a instabilidade geopolítica global, aparece como os principais fatores por trás da manutenção do gasto total, mesmo com possível retração no volume de viagens. Diante desse cenário, empresas passam a planejar os deslocamentos com maior rigor orçamentário e a buscar mais visibilidade sobre as despesas.

Para Thiago Marteletto, diretor da Live Viagens, agência especializada em gestão de viagens corporativas, parte do problema começa na forma como o tema é tratado internamente. "Um dos principais erros é tratar a viagem corporativa apenas como uma despesa operacional, sem uma gestão estruturada das informações. Muitas empresas não centralizam as reservas, não acompanham indicadores e acabam tomando decisões sem uma visão completa dos custos", afirma.

Segundo ele, essa postura dificulta a identificação de desperdícios, reduz o poder de negociação com fornecedores e impacta diretamente o orçamento, a produtividade e a eficiência da operação.

Custos invisíveis desafiam o controle financeiro

Além dos custos diretos, como passagens e hospedagem, o executivo aponta a existência de gastos que costumam escapar dos relatórios tradicionais. "Existem despesas que muitas vezes passam despercebidas, como alterações de reservas, compras de última hora, deslocamentos internos, reembolsos, diárias extras, cancelamentos e até o tempo improdutivo causado por um planejamento inadequado", detalha.

Quando esses valores não são analisados de forma consolidada, observa Marteletto, a empresa perde oportunidades de economia e tem dificuldade para entender o custo real de cada viagem.

A fragmentação das informações também compromete o planejamento financeiro. De acordo com o diretor, sem uma visão consolidada, a organização enxerga apenas despesas isoladas, sem dimensionar o impacto total das viagens no orçamento.

"Isso dificulta o planejamento orçamentário, a comparação entre fornecedores, a definição de políticas mais eficientes e a identificação de padrões de consumo. Com informações fragmentadas, as decisões acabam sendo mais reativas do que estratégicas", avalia.

Indicadores e dados orientam decisões

A centralização das informações, segundo Marteletto, permite acompanhar métricas como antecedência das reservas, custo médio por viagem, despesas por centro de custo, frequência de deslocamentos e aderência às políticas internas. "Esses dados permitem identificar oportunidades de otimização, negociar melhor com fornecedores e tomar decisões baseadas em informações concretas e não apenas em percepções", sustenta.

O uso de relatórios gerenciais e de ferramentas de inteligência amplia esse movimento. "Relatórios gerenciais e ferramentas de inteligência ajudam a identificar tendências, acompanhar indicadores de desempenho, prever gastos e avaliar oportunidades de melhoria contínua", diz o diretor da Live Viagens.

Segundo ele, essa análise aumenta a previsibilidade financeira, reduz desperdícios e contribui para uma gestão mais estratégica das viagens corporativas, fator relevante em um contexto no qual projeções da CWT e da GBTA indicam continuidade da alta de preços em 2026.

Para as organizações que ainda não estruturaram esse controle, o caminho começa pelo diagnóstico. "O primeiro passo é mapear como as viagens são realizadas atualmente e reunir todas as informações em um único fluxo de gestão", orienta.

Na sequência, Thiago Marteletto recomenda definir políticas claras, acompanhar indicadores, estabelecer processos de aprovação e contar com parceiros especializados no apoio à organização das informações e à análise dos resultados. Dessa forma, em um cenário de custos crescentes e confiança em queda, as viagens deixam de ser apenas um processo operacional e passam a integrar o planejamento financeiro e estratégico das organizações.

Para mais informações, basta acessar: https://www.liveviagens.com.br/