Varejo troca planilhas por sistemas de gestão de equipes

O comércio varejista brasileiro atingiu novo recorde histórico de vendas em fevereiro de 2026, com avanço de 0,6% ante janeiro, segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE). O desempenho, puxado por supermercados e produtos alimentícios, reacende a discussão sobre um obstáculo recorrente nas lojas: a gestão das escalas de trabalho ainda depende, em grande parte das empresas, de planilhas manuais, modelo que se torna dificultoso à medida que a operação ganha complexidade.

"O uso de planilhas ainda é comum porque elas representam uma solução de baixo custo, familiar para os gestores e que, durante muito tempo, atendeu operações menores", afirma Ricardo Teixeira, Delivery Manager da SISQUAL®WFM, empresa especializada em soluções de Workforce Management (WFM).

Segundo ele, à medida que o varejo cresce em número de lojas, colaboradores e complexidade operacional, esse modelo deixa de ser sustentável: "As planilhas aumentam o risco de erros, dificultam o cumprimento da legislação trabalhista, tornam a gestão pouco ágil diante de mudanças de demanda e consomem muito tempo em atividades administrativas", completa, acrescentando que a prática limita a capacidade de tomar decisões baseadas em dados, impactando a produtividade e a experiência do cliente.

O cenário é impulsionado por uma transformação mais ampla no setor. O mercado global de Workforce Management deve saltar de US$ 13,09 bilhões em 2026 para US$ 34,46 bilhões até 2034, com taxa média de crescimento anual de 12,86%, segundo levantamento da Fortune Business Insights. Na América Latina, o varejo deve concentrar boa parte desse avanço, com o mercado regional crescendo 5,48% ao ano até 2030, puxado pela adoção da nuvem e pela necessidade de visibilidade sobre equipes mistas, formadas por prestadores de serviço, motoristas e funcionários de loja.

Apesar do avanço tecnológico, a implementação de um sistema de WFM ainda é vista por parte dos varejistas como um processo complexo. Para Teixeira, essa percepção normalmente está associada a experiências antigas com projetos de TI longos e pouco flexíveis, além do receio de mudanças na rotina das equipes e de integração com sistemas já existentes, como ERP, RH e controle de ponto.

"As soluções modernas de Workforce Management são desenvolvidas para uma implantação gradual, com integrações padronizadas e metodologias que permitem gerar valor desde as primeiras fases do projeto", ressalta. Para ele, com bom planejamento e envolvimento das áreas de negócio, a transição tende a ser mais simples do que muitas empresas imaginam.

Os primeiros ganhos da substituição de processos manuais por uma solução de WFM costumam aparecer rapidamente, segundo o especialista, que cita a redução do tempo gasto para elaborar escalas, a diminuição de erros operacionais e o aumento da visibilidade sobre a alocação das equipes já nas etapas iniciais da implementação.

"Os gestores passam a dedicar menos tempo às tarefas administrativas e mais tempo à gestão da operação e das pessoas", destaca Teixeira, para quem a padronização dos processos e a maior confiabilidade das informações também figuram entre os primeiros benefícios observados pelas empresas.

A integração com sistemas já existentes é um dos pontos que mais geram receio entre os varejistas. Segundo o executivo, as plataformas atuais de WFM foram concebidas para operar de forma integrada ao ecossistema da empresa, conectando-se a RH, folha de pagamento, ERP e controle de ponto por APIs e conectores padronizados. A implantação pode ser faseada, começando por unidades piloto ou módulos específicos, o que reduz riscos e permite a evolução contínua sem impactos na operação diária.

Em um cenário de margens cada vez mais apertadas, a gestão inteligente de equipes ganha peso estratégico. Para Teixeira, alinhar a disponibilidade dos colaboradores à demanda real do negócio evita tanto o excesso quanto a falta de pessoal, o que reduz custos operacionais, aumenta a produtividade e mantém o nível de serviço esperado pelo cliente.

"Colaboradores passam a contar com escalas mais equilibradas, maior previsibilidade e ferramentas digitais que facilitam a comunicação e a gestão da jornada", acrescenta.

Olhando para os próximos anos, tecnologias como inteligência artificial, previsão de demanda baseada em dados, automação de escalas e análise preditiva devem se tornar cada vez mais determinantes na gestão de equipes do varejo, avalia o especialista.

Nesse contexto, o Workforce Management amplia sua atuação para além da eficiência operacional e passa a apoiar processos de planejamento e tomada de decisão: empresas que estruturam melhor suas equipes podem obter maior controle sobre custos, produtividade e atendimento ao cliente, fatores que tendem a se tornar eficientes para o sucesso no varejo brasileiro.

Para mais informações, basta acessar: https://www.sisqualwfm.com/pt-br/